Hotel Overboekt? Wat nu?

Je kent het wel...vakantie geboekt, prachtig hotel, mooie omgeving en dan... blijkt het overboekt...! Hoe ontstaan overboekingen en hoe u moet u handelen in een dergelijk geval?

Wat is een overboeking?

Een overboeking is een verschijnsel waarbij er teveel reserveringen worden geaccepteerd dan een hotel of vlucht te bieden heeft. Klanten van touroperators kunnen hierdoor in een andere accomodatie dan hun keuze terechtkomen.

Hoe ontstaan overboekingen?

Overboekingen komen met name voor in de diverse hoogseizoenen. Elk seizoen worden er nieuwe contracten opgemaakt tussen de touroperators en de hotels. In een dergelijk contract staan onder andere prijsafspraken en indien mogelijk een vast aantal kamers waar de touroperator sowieso recht op heeft in een bepaalde periode.

Als de aantallen van deze overeenkomst overschreden worden dan kan het zijn dat de hotels klanten van de touroperator weigeren omdat er gewoon geen kamers meer beschikbaar zijn; deze kunnen opgekocht zijn door andere touroperators. Dit is vaak niet van te voren te zeggen aangezien de hotels met veel verschillende touroperators werken. Daarnaast is het vaak zo dat de nederlandse touroperators soms samenwerken met een lokale agent die tevens ook hun hotel reserveringen doet. Het is als lokale agent vaak moeilijker om een groot aantal kamers in te kopen daar deze vaak al ingekocht zijn door de grote touroperators.

Een touroperator kan er voor kiezen om niet zelf de reserveringen in te dienen bij de hotels maar dit te laten doen door een plaatselijke agent omdat zij vaak voordeligere tarieven hanteren. Daarnaast nemen de hotels te veel reserveringen aan om leegstand te vermijden en biedt daarom meer bedden aan dan het hotel beschikbaar heeft. De hotelier gaat uit van een bepaald percentage annuleringen en neemt dus te veel kamers aan om dit te vermijden.

Geïnformeerd omtrent overboeking voor vertrek of bij aankomst

Wat allereerst belangrijk is om te weten dat bij een overboeking de reisorganisator zich niet kan beroepen op overmacht. Dit betekent dat aan u een alternatief en een eventuele tegemoetkoming aangeboden kan worden.

Geïnformeerd voor vertrek
Als u wordt door de reisorganisator dat er een overboeking is kan het zijn dan er een gelijkwaardig alternatief wordt aangeboden binnen 3 werkdagen. (dit is niet verplicht!)

Wat kunt u doen:

u gaat akkoord met het aangeboden alternatief.
u gaat akkoord met het alternatief, maar met en tegemoetkoming als het aangeboden alternatief minder is.
u gaat niet akkoord met het alternatief en ontvangt het betaalde bedrag retour.
u gaat vrijwillig akkoord met een beter alternatief en betaalt de meerkosten bij . (deze zijn vaak gereduceerd door de touroperators).

Geinformeerd bij aankomst
Als u bij aankomst op de plaats van bestemming geinformeerd over het feit dat uw hotel overboekt is dan moet de reisorganisator een minimaal gelijkwaardig alternatief aanbieden.

Wat kunt u doen:

u gaat akkoord met het (minstens) gelijkwaardige alternatief.
u gaat akkoord met het alternatief, maar met een vergoeding, als het alternatief minder is.
u gaat vrijwillig akkoord met een beter alternatief en betaalt de meerkosten bij. (deze zijn veelal gereduceerd door de touroperator)
indien een gelijkwaardig alternatief niet voorhanden is, kunt u er voor kiezen naar huis te gaan. Dit moet altijd in overleg met de reisorganisator!

Wat te doen als u niet akkoord bent met het aangeboden alternatief ter plaatse?

Geef dit dan onmiddelijk aan: vaak is het mogelijk op ter plekke tot een andere passende oplossing te komen.
Middels de reisbrochure en de prijslijst kan men vaak al veel duidelijkheid verschaffen omtrent de kwalificaties van het hotel. En dient vaak als goed middel om te vergelijken.

Komt u er niet uit middels de reisbrochure , neem dan direct ter plaatse contact op met de touroperator en onderneem de volgende stappen:

Geef aan wat uw klachten zijn en probeer een alternatief te verkrijgen dat minstens vergelijkbaar is met wat u geboekt had. Indien dit niet gebeurd:

Vraag om een officieel klachtenformulier, die u samen met uw reisleiding ter plekke invult en waarvan u een kopie houdt. verzamel zoveel mogelijk bewijzen (foto's, getuigenissen, klacht(en) op paper, etc.)

In het geval dat de reis absoluut niet aan uw verwachtingen voldoet kunt u eisen om zsm naar huis terug te gaan.

Binnen vier weken dient u de schriftelijke klacht met alle eventuele bewijsstukken in bij uw reisorganisatie. U stuurt een met voorkeur aangetekende brief naar de touroperator om uw klacht te bevestigen en schadevergoeding te vragen.

Belangrijk: Laat de reisleiding altijd ter plekke uw klachtenformulier ondertekenen en haar tevens zijn/haar ervargingen bij zetten. Achteraf is vaak moeilijk aan te tonen dat u het officeel gemeld heeft als u hier geen schriftelijk bewijs van heeft.

Afhandeling klachten

Nadat u uw klacht heeft neergelegd bij uw touroperator en deze niet naar tevredenheid wordt opgelost kunt u zich binnen drie maanden na terugkeer van de reis wenden tot de Geschillencommissie Reizen.

Enkele begrippen:

Touroperator: (ook wel reisorganisatie): onderneming die vakantiereizen organiseert en, vaak via reisbureaus, aan het publiek verkoopt.
Reisbureau: onderneming die reizen verkoopt aan het publiek.