De aanvraag van een Schengenvisum

Wil een vriendin of vriend naar Nederland komen voor een vakantie of kort bezoek? En komt deze persoon uit een visumplichtig land? Dan moet er een aanvraag voor een Schengenvisum worden ingediend. Voor de aanvraag van dit Schengenvisum zijn verschillende documenten nodig, die ingeleverd moeten worden bij een van de Nederlandse ambassades of consulaten. Een relatie hebben of vrienden zijn met iemand die in het buitenland woont komt steeds vaker voor. Mensen gaan steeds vaker tijdelijk wonen, werken of studeren in het buitenland en een logisch gevolg is het opbouwen van relaties met mensen uit deze landen. Vaak is nogmaals afreizen naar dit land geen probleem, maar is een bezoekje aan Nederland afleggen lastiger. Voor veel landen is de aanvraag van een Schengenvisum verplicht. Dit visum geeft de visumhouder recht om voor maximaal 90 dagen in Nederland te verblijven en daarnaast binnen het Schengengebied vrijuit te reizen.

Praktische informatie vooraf

De aanvraag van een visum vindt plaats op de Nederlandse ambassade of het consulaat in het desbetreffende land. Komt de visumplichtige bijvoorbeeld uit de Dominicaanse Republiek of uit Haïti, wordt de aanvraag voor het visum ingediend bij de Nederlandse ambassade in Santo Domingo. Op de website van de Rijksoverheid staan per land de adresgegevens en de websites van de vertegenwoordigingen. Zoals in het voorbeeld hierboven geïllustreerd is dit niet altijd in het land waar de visumplichtige ook woont. Zo is Santo Domingo de hoofdstad van de Dominicaanse Republiek en is dit tevens de vertegenwoordiging voor inwoners van Haïti.

Bij de vertegenwoordiging van het land waar de visumplichtige vandaag komt kan een afspraak gemaakt worden. Op de website van de betreffende vertegenwoordiging is aangegeven hoe deze afspraak gemaakt kan worden. Deze websites staan genoemd op de bovengenoemde website. Het afspraaksysteem verschilt per land. Vaak is er een lange wachtperiode en is het slim om de afspraak ver van te voren in te plannen. Het inplannen van een afspraak is mogelijk vanaf drie maanden voor de datum dat het visum ingaat.

Benodigde documenten

De aanvraag van het Schengenvisum lijkt vooral een lange lijst aan benodigdheden. Achteraf zal dit uiteindelijk meevallen. Belangrijk is dat zowel de visumplichtige als de vriend/vriendin (de referent) in Nederland documenten aan moet leveren. Het gaat om de volgende documenten:

De aanvrager van het visum

• Een kopie van het paspoort van de aanvrager. Het paspoort mag niet ouder dan 10 jaar zijn en moet nog 3 maanden geldig zijn nadat de aanvrager terugkeert naar zijn eigen land.
• 2 pasfoto’s die voldoen aan de Nederlandse eisen van pasfoto’s voor paspoorten en identiteitsbewijzen.
• Bewijs dat de aanvrager terug zal moeten keren naar zijn of haar eigen land. Het makkelijkst is om een arbeidscontract aan te leveren. Bij dit arbeidscontract moet een document aangeleverd worden waarin de werkgever aangeeft dat de werknemer met vakantie mag. Dit laatste is vooral belangrijk als de aanvrager voor een lange periode, bijvoorbeeld 2 of 3 maanden, naar Nederland komt. Let op: als de aanvrager geen werk heeft kunnen eigendomspapieren van een woning of een bewijs dat er voor kinderen/ouderen/zieken gezorgd moet worden ook voldoen.
• Een vliegticket om zo aan te geven dat de aanvrager ook terug zal keren naar zijn of haar eigen land. Het is het slimst om een optie te boeken. Mocht de aanvraag dan worden afgewezen kan de optie makkelijk worden geannuleerd. Tip: loop een reisbureau in Nederland binnen. Zij hebben dit meestal al vaker meegemaakt en kunnen hier mee helpen.
• Bewijs dat de aanvrager voldoende middelen heeft (34 euro per dag in 2016) om in Nederland te verblijven. Dit kan eigen vermogen of een eigen inkomen zijn. Mocht de aanvrager dit niet hebben, zie dan onder ‘referent’.

De referent

• Een kopie van het paspoort van de referent (de persoon die de aanvrager uitnodigt).
• Een bewijs van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking. De referent print het formulier uit, vult het volledig in en gaat hiermee naar de gemeente. Daar kan het formulier in bijzin van een medewerker van de gemeente getekend worden en zal de medewerker de handtekening legaliseren.
• Let op: dit document is het bewijs dat de aanvrager van het visum ergens zal verblijven. Dit document kan ook gebruikt worden als de aanvrager niet genoeg middelen heeft om zijn verblijf zelf te financieren. In dit geval moet er op het formulier een vinkje worden gezet bij de vraag of de referent ook garant staat. In dit geval moeten een arbeidscontract (dat nog minstens 12 maanden geldig is op het moment van aanvraag) en de 3 meest recente loonstroken toegevoegd worden.
• Een medische reisverzekering voor de aanvrager. Deze verzekering kan het best door de referent aangevraagd worden in Nederland. De verzekeraars die deze service aanbieden weten ook wat wel en niet verplicht is voor een medische reisverzekering en kunnen hierbij ondersteunen.

Als de referent en de aanvrager alle documenten verzameld hebben is het verstandig om kopieën te maken. De ambassade heeft alleen kopieën nodig van de documenten en de originelen kunnen bewaard worden voor het geval dat er later nog iets nodig is.

Tijdens de aanvraag

Tijdens de aanvraag is het belangrijk om te laten zien dat de aanvraag serieus bedoeld is. De ambassades hebben vaak te maken met schijnrelaties of pogingen om makkelijk Europa binnen te komen. Mocht er dan ook iets ontbreken of niet kloppen, is het goed om te vragen wat er dan wel nodig is en zo snel mogelijk een nieuwe afspraak te maken. Zo zien de medewerkers ook dat het om een serieuze aanvraag gaat. Het gebeurt vaak dat mensen 2 of 3 keer moeten terugkomen voordat alle documentatie in orde is, dit is dus niet een slecht voorteken.

Na de aanvraag

De uitslag laat meestal rond 2 weken op zich wachten. Als de uitslag binnen is kan de visumaanvrager opnieuw naar de ambassade gaan en krijgt hij of zij hier de uitslag en bij een positief resultaat ook meteen het visum. Het visum is een sticker die in het paspoort wordt geplakt. En daarna is het alleen nog wachten op de datum van vertrek!