Familieweekend en schoolkamp: accommodatie zoeken

Het organiseren van een familieweekend heeft vaak nogal wat voeten in de aarde. Wie willen er allemaal mee? Wat zijn de kosten? Wat is het totale budget? Met welke wensen moeten en kunnen er rekening gehouden worden? Allemaal vragen die je op je pad gaat tegenkomen. Een familieweekend kan echter natuurlijk nooit zonder een goede locatie, maar hoe vind je de perfecte locatie en waar moet zo'n locatie nou eigenlijk aan voldoen?

Inhoudsopgave

• Keuzes voor een accommodatie zoeken op een rijtje
• Wensen en eisen van anderen voor een accommodatie
• Grootte van de groep
• Budget
• Activiteiten
• Werkbezoek
• Uiteindelijke keuze van de accommodatie
• Tot slot

Keuzes voor een accommodatie zoeken op een rijtje

Om uiteindelijk de juiste keuze te maken zijn er een aantal zaken die je vooraf goed op een rijtje moet zetten. Pas als je alles goed hebt bekeken, kun je een wel overwogen keuze maken voor de juiste accommodatie. Een aantal zaken waar je zeker rekening mee moet houden staan hieronder uitgelegd, daarnaast zijn er per groep altijd extra punten die je in de eindbeslissing mee moet nemen. Deze punten zijn afhankelijk van de samenstelling van de groep.

Wensen en eisen van anderen voor een accommodatie

Voordat je op zoek kunt gaan naar een geschikte accommodatie, moet je eerst hebben geïnventariseerd wat voor wensen er allemaal zijn onder deelnemers. Heeft men voorkeur voor een bepaalde locatie in het land? Heeft men voorkeur voor het aantal personen per slaapruimte? Wel of geen vaatwasser? Mag er wel of geen sterke drank geschonken worden? Zijn er allergieën waar rekening mee gehouden moet worden? Je kunt het zo gek niet bedenken of men heeft wel een wens. Om dit helder en overzichtelijk te krijgen is het het gemakkelijkst om eenieder dit via een mail naar jou toe te laten sturen. Weet alleen wel dat je nooit alle wensen en eisen kunt inwilligen. Probeer dit in je zoektocht dan ook niet te bereiken.

Grootte van de groep

Het volgende waar je zeker rekening mee moet houden is de grootte van de groep. Het mag natuurlijk niet voorkomen dat er niet voldoende bedden zijn om iedereen een slaapplaats te geven. Een accommodatie met veel te veel bedden is natuurlijk niet de bedoeling en omdat je grotendeels per bed betaalt, zul je zien dat je flink in je buidel moeten tasten. Betalen voor ruimte die je toch niet gebruikt is zonde, je kunt dat geld wel beter gebruiken. Het beste kun je zoeken op accommodaties die een maximum aantal gasten hanteren dat net boven jullie eigen groepsgrootte ligt.

Budget

Nadat je een aantal locaties hebt gevonden, die voldoen aan zoveel mogelijk wensen en eisen en aan de groepsgrootte, is het zaak om de lijst te gaan verkleinen. Als het goed is hebben jullie een bedrag afgesproken dat er per persoon betaald wordt om mee te kunnen. Van dit budget moet je alles kunnen doen, dus ook de boodschappen en het organiseren van activiteiten. Bepaal op basis van het totale budget hoeveel je maximaal kunt uitgeven aan de locatie. Houd er rekening mee dat je snel vijftig tot zestig procent van je budget kwijt bent, wil je een locatie hebben die enigszins voldoet aan wat jullie willen.

Activiteiten

Als het goed is, heb je het lijstje nu redelijk terug kunnen brengen naar hooguit een paar mogelijke groepsaccommodaties. Nu is het tijd om te gaan kijken welke locatie het beste bij jullie bedachte activiteiten past, of andersom natuurlijk; welke activiteiten passen er goed bij de door jullie gevonden locaties. Ook kun je kijken naar de mogelijke activiteiten buiten het terrein van de groepsaccommodatie. Is er een bos waar je spellen kunt spelen, is er een mogelijkheid voor een mooie wandeling, is er wellicht water in de buurt waar je wat kunt verzinnen? Wat voor mogelijkheden kan de beheerder van de accommodatie jou bieden? Streep op basis van hiervan opnieuw een paar accommodaties af.

Werkbezoek

Het beeld dat een accommodatie schetst op internet, hoeft niet altijd overeen te komen met de werkelijkheid. Foto's zien er net wat mooier uit, bedden lijken net wat steviger en alles lijkt vaak net iets groter dan in werkelijkheid het geval is. Daarom is het zeker verstandig om de overgebleven accommodaties te bezoeken. Dit geeft een beter en eerlijker beeld van de accommodatie, een beter beeld van de mogelijkheden in en op het terrein van de accommodatie en zeker ook een beter beeld van de omgeving. Wellicht valt een accommodatie die je graag wilde boeken nu ineens zwaar tegen en ga je toch voor een andere accommodatie. Bezoek nooit één, maar altijd meerdere accommodaties om zo een goede vergelijking te kunnen maken tussen de accommodaties.

Uiteindelijke keuze van de accommodatie

Om uiteindelijk te beslissen voor welke accommodatie je kiest, is het belangrijk dat je goed alles naast elkaar neerlegt. Zet bij alle accommodaties de plus- en minpunten op een rijtje. Weeg op deze manier de kosten tegen elkaar af, kijk naar de mogelijkheden die de accommodatie biedt, maar ook naar de indeling en de inrichting van de accommodatie. Ook kijk je weer naar de wensen en eisen van de personen die meegaan. Nadat je ook het "werkbezoek" hebt meegenomen in je overwegingen, beslis je welke accommodatie je gaat boeken!

Tot slot

Als organisatie kun je het nooit iedereen honderd procent naar zijn of haar zin maken. Hoe groter de groep hoe meer mensen er zullen moeten schipperen. Als organisatie zal je, hoe lastig soms ook, immuun moeten zijn voor de commentaren. Laat je hierdoor echter niet tegenhouden. Jij hebt je best gedaan, als ze commentaar leveren mogen ze het de volgende keer zelf organiseren.

Lees verder

• Familieweekend en schoolkamp: nachtspelen
• Familieweekend en schoolkamp: quizavond organiseren